के तपाईंलाई थाहा छ कि सुव्यवस्थित व्यापार सञ्चालन सामान्यतया लागत-प्रभावकारी हुन्छन्? उदाहरणका लागि, इन्टरनेट प्रयोग गरेका एमएसएमईहरूले कच्चा मालको स्रोत र सूची व्यवस्थापन गर्दा आफ्नो लागत लगभग २२% ले घटाएर उच्च उत्पादकत्व हासिल गर्न सफल थिए।
सञ्चालन व्यवसायहरूको दैनिक गतिविधिहरू हुन् — तलब भुक्तान गर्ने जस्ता सामान्य प्रशासनिक गतिविधिहरू देखि लिएर तपाईंको व्यवसायका लागि आवश्यक कच्चा पदार्थको आपूर्ति व्यवस्थापन गर्ने यसमा पर्छन्। उदाहरणका लागि, सञ्चालन गतिविधिहरूमध्ये निम्न पर्न सक्छन्:
- आपूर्तिकर्ताहरूबाट कच्चा माल खरिद गर्ने
- यातायात सेवा प्रदायकहरूलाई कारखानामा सामग्री, कारखानाबाट गोदाम, र गोदामबाट खुद्रा पसलहरूमा ढुवानी गर्ने व्यवस्था गर्ने।
- ज्याला र तलब भुक्तानी
- कर तिर्ने जस्ता नियमानुपालन सम्बन्धित प्रशासनिक कार्य
- भाडा तिर्ने
- आवश्यक कागजातहरू तयार गर्ने
यसलाई यसरी हेरौं:
धेरै जसो एमएसएमईहरूले ग्राहकहरूलाई उत्पादन वा सेवा प्रदान गर्छन्। उत्कृष्ट सेवाहरू प्रदान गर्दा तपाईं ग्राहकहरू आकर्षित गर्न, ग्राहकको वफादारी निर्माण गर्न, राजस्व बढाउन, र तपाईंलाई उद्योगमा प्रतिस्पर्धामा अघि रहन सहयोग पुग्छ। निस्सन्देह, ग्राहकहरूले आफ्नो पैसा बराबरको गुणस्तरीय उत्पादनहरू पाईरहेका छन् भन्ने सुनिश्चित गर्नु कुनै पनि व्यवसायको एक महत्त्वपूर्ण भाग हुन्छ।
सरल शब्दमा भन्नुपर्दा, सञ्चालन व्यवस्थापन भन्नाले व्यवसायिक उद्देश्यहरू प्राप्त गर्न, उत्पादकता बढाउन र व्यापार उत्पादकता अधिकतम बनाउन तपाईंको व्यवसाय सञ्चालनको प्रत्येक पक्ष नियन्त्रण गर्नु हो। संचालिकाले सबै सम्बन्धित विभागलाई सँगै राखी उनीहरुको ज्ञान साझा गर्दै सबै दैनिकी क्रियाकलापहरु आफ्नो व्यापारिक लक्ष्यप्राप्तिमा निर्देशित गराउँछ।
सञ्चालन व्यवस्थापनको भूमिका
सञ्चालन व्यवस्थापनमा परियोजनाहरू प्रबन्ध गर्नदेखि अन्तिम उत्पादन निर्माणसम्मका विभिन्न कार्यहरू समावेशित हुन्छन। सुरुवाती चरणमा रणनीतिक योजना बनाउनका साथै तपाईंको व्यवसायलाई दीर्घकालीन उद्देश्य र लक्ष्यहरू चाहिन्छ। संचालन भित्र पर्ने एमएसएमई का रणनीतिक यूजनाअन्तर्गत क्षमता योजना, रकम विनियोजन, उत्पादन र सेवाहरूको चयन र विकास प्रक्रिया पर्दछन्। यसमा एक निश्चित समय सीमामा कति वस्तु वा सेवाहरू वितरण वा बिक्री गर्न सक्छ भनेर निर्धारण क्षमता योजनाले गर्दछ।
बढ्दो प्रतिस्पर्धाको परिवेशमा गुणस्तरीय उत्पादन र सेवाहरूको बनाउनु नेपालका एमएसएमईहरूका लागि महत्त्वपूर्ण छ। यसैले, एक व्यवसाय मालिकको हकमा तपाईंले कार्यक्षमता, गुणस्तर, लागत, र ग्राहक अपेक्षाहरू जस्ता कारकहरूमा ध्यान केन्द्रित गर्न आवश्यक छ। सेवा वा वस्तुहरू उत्पादन प्रक्रियाबाट गुज्रदै गर्दा सम्भावित समस्या वा गल्तीहरूको अनुगमन गर्नाले एमएसएमईहरूलाई गुणस्तर व्यवस्थापनमा मद्दत पुग्छ। अझ, ग्राहकहरूको मागहरू पूरा गर्न आपूर्ति संजाल व्यवस्थापनले आवतजावतको निरन्तर प्रवाह कायम राख्न प्रयास गर्दछ। यस प्रक्रिया अन्तर्गतआपूर्तिकर्ता छनोट, सूची व्यवस्थापन, खरिद, यातायात व्यवस्था, र तेस्रो पक्षहरूसँगको सहकार्यसहकार्यका कुरा पर्दछन्।
सञ्चालन सुधारमा ध्यान किन?
एमएसएमईहरूको सफलता र दिगोपनका लागि सञ्चालन व्यवस्थापन महत्त्वपूर्ण छ। यसका कारणहरु:
संसाधन उपभोगिता
राम्रो सञ्चालन व्यवस्थापनले तपाईंलाई सीमित स्रोतहरूबाट बढीभन्दा बढी फाइदा लिन मद्दत गर्न सक्छ। यसले कार्यबल, कच्चा पदार्थ, उपकरण र वित्तको प्रभावकारी प्रयोगलाई समेट्छ। तपाईले स्रोतको अधिकतम उपयोग गरेर लागत बचत गर्दै उत्पादकता बढाएर बजारमा प्रतिस्पर्धा कायम राख्न सक्नुहुन्छ।
दक्षता र लागत कटौती
जब उच्च गुणस्तरका उत्पादनहरूको उत्पादन राम्रोसँग सुव्यवस्थित हुन्छ, उत्पादन लागत उल्लेखनीय रूपमा घट्छ।
फोहोर घटाएर, निष्क्रिय रहने समय घटाएर, र निर्माण प्रक्रियाहरूको विश्लेषण र ढिलाइहरू पहिचान गरी त्यसलाई सम्बोधन गर्दै कार्यप्रवाहलाई सरल बनाएर तपाईंले समग्र स्रोत उपभोगिता बढाउन सक्नुहुन्छ।
वृद्धात्मक क्षमता (स्केलेबिलिटी)
राम्रोसँग विकास गरिएको संचालन ढाँचाको मद्दतले एमएसएमईहरू सहज रूपमा आफ्नो गतिविधि बढाउन सक्छन्। तपाईंको व्यवसाय विस्तार हुँदैगर्दा बढ्दो माग, ठुलो उत्पादन स्तर र विविध ग्रहकवर्गका आवस्यकता पूरा गर्नको लागि तपाईंको सञ्चालन प्रक्रिया परिवर्तन हुनुपर्छ। प्रारम्भिक रूपमा सञ्चालनमा ध्यान केन्द्रित गर्दा तपाईंलाई भविष्यको विस्तारलाई थेग्न सक्ने व्रिद्धत्मक क्षमता भएका प्रणाली र प्रक्रियाहरू सिर्जना गर्न मद्दत पुग्छ।
ग्राहक सन्तुष्टि
तपाईको अपरेशनको प्रक्रिया le धेरै हदसम्म ग्राहक सन्तुष्टिमा प्रभाव पर्ने हुन्छ। आफ्ना ग्राहकहरूको विश्वास र वफादारी प्राप्त गर्न तपाईंले उच्च सेवास्तर कायम राख्दै गुणस्तरीय उत्पादनहरू र सेवाहरू समयमै उपलब्ध गराउनुपर्छ। नेपालको सन्दर्भमा प्रतिस्पर्धा उच्च छ त्यसैले तपाईं आफ्ना ग्राहक सन्तुष्ट सुनिश्चित गर्नुहोस्. यसो हुँदा तपाईंका ग्राहकहरूले तपाईंलाई राम्रो समीक्षा दिने र उनीहरुलाई बारम्बार तपाईंको खरिदारका रूपमा परिणत हुने राम्रो सम्भावना हुन्छ।
जोखिम व्यवस्थापन
नेपालमा प्राकृतिक प्रकोप, राजनीतिक उथलपुथल, आर्थिक परिवर्तन लगायतका विभिन्न जोखिमपूर्ण अवस्था आइपर्ने धेरै सम्भावना छ। यस्ता जोखिमहरूको र आफ्नो व्यवसायमा तिनीहरूको सम्भावित प्रभाव मूल्याङ्कन प्रभावकारी सञ्चालन व्यवस्थापनका महत्त्वपूर्ण भाग हुन्। एक एमएसएमईको रूपमा, तपाईंले ब्याकअप योजनाहरू बनाउन, तपाईंको आपूर्तिकर्ताको संजाल फराकिलो गर्न, र अराजक परिस्थितिहरुमा पनि जारी काम अवरुद्ध नहुने सुनिश्चित गर्न सञ्चालन व्यवस्थापन प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ।
सप्लाई चेन (आपूर्ति) व्यबस्थापन
नेपालको भौगोलिक स्थिति र जिर्ण पूर्वाधारका कारण रसद र आपूर्ति व्यबस्थापन चुनौतीपूर्ण हुन सक्छ। राम्रोसँग सञ्चालन व्यवस्थापन गर्ने व्यवसायहरूले आफ्नो आपूर्ति श्रृंखलालाई सरल बनाउन, इन्भेन्टरीलाई प्रभावकारी रूपमा नियन्त्रण गर्न, र समयमै उत्पादन हरु गन्तव्यसम्म पुर्याउन सक्छन्। यातायात र भण्डारण चुनौतीपूर्ण हुन सक्ने नेपाल जस्तो भूपरिवेष्ठित राष्ट्रमा यो निकै महत्त्वपूर्ण छ ।
प्रभावकारी सञ्चालन कसरी हासिल गर्ने?
यदि तपाइँ सञ्चालन कसरि प्रभावकारी बनाउन सकिन्छ भनेर सोच्दै हुनुहुन्छ भने निम्नलिखित केहि मुख्य कदम चाल्न सक्नुहुन्छ:
- तपाइँको व्यावसायिक उद्देश्यहरु संग मिल्ने एउटा कार्य योजना बनाउनुहोस्। लक्ष्यहरू राख्नुहोस र उपलब्धि मापन गर्न मुख्य कार्यसम्पादन सूचकहरू (की पफोर्मेंस ईनडिकेटर्स, KPIs) निर्धारण गर्नुहोस्।
- कमजोरीहरू र सुधारका ठाउँ पत्ता लगाउन तपाइँको परिचालन प्रक्रियाहरू समसामयिक रूपमा समीक्षा र विश्लेषण गरिनु पर्छ। यसका लागि सुसंगठित उत्पादन प्रक्रिया लागू गरेर सञ्चालन सुधार र फोहोर कटौती गर्न सक्नुहुन्छ।
- सञ्चालन प्रभावकारिता बढाउन सक्ने प्राविधिक विकासहरू अपनाउनुहोस्। यसका लागि स्वचालन उपकरणहरू, परियोजना व्यवस्थापन सफ्टवेयर, वा सीआरएम (CRM) प्रणालीहरू लागू गर्न आवश्यक हुनसक्छ। समग्र परिचालन प्रक्रियालाई सरल बनाउँने भएकाले स्ल्याक, ट्रेल्लो, जोहो आदि जस्ता सफ्टवेयर धेरैले पहिलेदेखि नै प्रयोगमा ल्याएका छन्
- निर्बाध आपूर्ति सुनिश्चित गर्न विश्वसनीय विक्रेताहरूसँग बलियो सम्बन्ध बनाउनुहोस्। तपाईंको सञ्चालनमा त्रुटि र ढिलाइहरूबाट बच्नको लागि पुन: सम्झौता गर्नुहोस्, गुणस्तरमा नजर राख्नुहोस्, र सञ्चारको माध्यमहरु तयार राख्नुहोस्।
- उचित तालिम प्रदान गर्नुहोस्, स्वस्थ कार्य वातावरण बनाउनुहोस्, र आफ्ना कर्मचारीहरूमा लगानी गर्नुहोस्। यसले तपाईंको व्यवसाय सञ्चालन अझ सहज रूपमा बनाउन मद्दत गर्नेछ, जसले उत्पादकत्व बढाउनेछ।
दक्ष सञ्चालनका लागि केही सुझावहरू:
- आफ्नो टोलीसँग आन्तरिक सञ्चारको लागि डिस्कर्ड, स्ल्याक, भाईबर/व्हाट्सएप जस्ता सञ्चार उपकरण प्रयोग गर्नुहोस्,
- एकजाना अपरेशन प्रबन्धक नियुक्ति गर्नुहोस
- सम्भव भएसम्म डिजिटल हुनुहोस्। उदाहरणका लागि, अनलाइन बैंकिङ प्रणाली मार्फत भुक्तानी गर्नुहोस्. सबै टोलीहरुको पहुँचमा हुनेगरी कागजातहरुको रेकर्ड राख्न गूगल ड्राइभ फर वर्क जस्ता अनलाइन सहकार्यका उपकरणहरु प्रयोग गर्नुस् जसले इन्टरनेट सुविधा भएको कुनैपनि ठाउँबाट व्यवासय संचालन गर्न सजिलो बनाऊँछ।
- ठाउँ भएसम्म प्रविधिको लाभ उठाउनुहोस्, जस्तै प्रक्रियाहरू स्वचालित बनाउन
- मार्केटिङ वा लेखाजस्ता व्यवसायिक कार्य र आवश्यकताहरू आउटसोर्स गर्नुहोस्
- ग्राहकहरूसँग कुराकानी गर्न इमेल प्रयोग गर्नुहोस्
