धेरै एमएसएमईहरूले प्रायः आफ्नो प्रारम्भिक दिनहरूमा बहीखाता र लेखालाई बेवास्ता गर्ने हुदाँ दीर्घकालीन सफलता हासिल गर्न कठिनाइहरूको सामना गर्ने गर्दछन्।त्यस्तो कदापि बन्नु हुदैँन।
कुनै दिन समय यस्तो आउन सक्छ कि तपाईंले व्यवसाय अझ फैलाउने र नयाँ लगानी वा ऋण खोज्ने निर्णय गर्नुहुन्छ तर तपाईंलाई यो महशुस हुन्छ कि सो गर्न तपाईंसँग प्रस्तुत गर्नका लागी कुनै पनि सटीक संख्या र कागजातहरू नै छैनन्। तपाईंसँग राम्रो नगद प्रवाह भइरहेको कारणले गर्दा व्यापारमा राम्रो गर्दै हुनुहुन्छ भन्ने सोचमा तपाईं भुल्लिन सक्नुहुन्छ तर के तपाईं साचिकै पैसा (नाफा) कमाउँदै हुनुहुन्छ त?
विश्लेषणको लागि सही संख्या वा डेटाको अभावमा, तपाईं कहाँ खडा हुनुहुन्छ भनेर पत्ता लगाउन अथवा तपाईं अर्को वर्ष वा भनौ आगामी तीन वर्षमा कहाँ पुग्न चाहनुहुन्छ भनेर वृद्धि लक्ष्यहरू सेट गर्न पनि गाह्रो हुन्छ।
तपाईंले आफ्नो लेखा खाता राम्ररी ब्यवस्थापन नगर्दा तपाईंले सामना गर्नुपर्ने धेरै समस्याहरूमध्ये यि केही समस्याहरु हुन्। त्यसैगरी लेखा खाता राम्ररी ब्यवस्थापन नगर्नाले कम्पनी नगद प्रवाह समस्याहरू, छुटेको कर म्याद, इनभ्वाइसिङ गल्तीहरू र अन्य वित्तीय समस्याहरू पनि सामना गर्न बाध्य हुन्छ जसले गर्दा अन्तत: कम्पनी नै बन्द हुन पनि सक्छ। सो अवस्था आइहाले पनि तपाईं सही बिक्री मूल्य निर्धारण गर्न समेत असक्षम हुनुहुनेछ।
त्यसैले एमएसएमईहरूको लागि बहीखाता र लेखाको सकारात्मक प्रभाव र तिनीहरूका फाइदाहरू र सो कसरी प्राप्त गर्ने भनेर थप पढ्नुहोस्:
एमएसएमईहरूको लागि लेखा खाताहरू ब्यवस्थित तरिकाले बनाईराख्नुको महत्त्व
व्यवसायसँग सम्बन्धित वित्तीय लेनदेन र जानकारीहरूको नियमित रूपमा दस्तावेजीकरण र ट्र्याक राख्ने प्रक्रियालाई बहीखाता (बुककिपिङ) भनिन्छ।
यसले विभिन्न लेनदेनको रेकर्डहरू सही, पूर्ण र नियमित रूपमा अद्यावधिक भइरहेको सुनिश्चित दिन्छ। यस्ता धेरै कारणहरले गर्दा एमएसएमई मालिकहरूको लागि लेखा खाताहरूको ब्यवस्था गर्नु ज्यादै नै महत्त्वपूर्ण मानिन्छ।
सटीक वित्तीय ट्र्याकिङ: तपाईंको अवस्था थाहा पाउनुहोस्
एमएसएमईहरूले लेखा खाताहरू मार्फत आफ्नो वित्तीय सञ्चालनमा कडा नजर राख्न सक्छ्न्। व्यवसायहरूले आफ्नो आय, खर्च, सम्पत्ति, र दायित्वहरूको सावधानीपूर्वक दस्तावेजिकरण गरि सो कागजातहरुबाट आफ्नु नगद प्रवाह र वित्तीय स्थिति बुझ्न सक्छन्।
यो सटीक वित्तीय रेकर्ड राख्ने प्रावधानले कम्पनीहरूलाई बुद्धिमानी निर्णय लिन, आफ्नु सबलताहरु पत्ता लगाउन, आफ्ना त्रुटिहरू पत्ता लगाई समाधान गर्न, र डेटा-आधारित प्रभावकारी रणनीतिहरु बनाउन सक्षम पार्ने अमूल्य जानकारी प्रदान गर्दछ।
उदाहरणका लागि, मानौ तपाईं धेरै स्टक राख्दै हुनुहुन्छ वा तपाईंले धेरै बढि वा धेरै कम कामदारहरूलाई काममा राख्नुभएको छ। तपाइँ यो सबै कसरी थाहा पाउनुहुन्छ? बहीखाता र लेखाले नै तपाईंको वित्तीय स्रोत र लागतहरू समीक्षा गर्न सजिलो बनाउँछ।
थप रूपमा, उचित बहीखाता र लेखाले व्यवस्थापक, लगानीकर्ता र वित्तीय विश्लेषकहरू सहित सबै सरोकारवालाहरूलाई व्यापारको भविष्यको सफलताको मूल्याङ्कन गर्न र वित्तीय निर्णयहरू लिनका लागि मद्दत गर्दछ।
अनुपालना र कानूनी दायित्वहरू
एमएसएमईहरूले सबै कानुनी र नियामक आवश्यकताहरू पालना गर्नुपर्छ। व्यवसायहरुले, विशेष गरी कर र वित्तीय प्रतिवेदनसँग सम्बन्धित आवश्यकतामा उचित ध्यान पुर्याउनु पर्छ। कानुनी अनुपालनको प्रक्रिया नयाँ व्यवसाय सुरु गर्ने जो कोहीको लागि चुनौतीपूर्ण हुन सक्छ; तर जे होस्, नियमहरू तपाईंको व्यवसायको रक्षाका लागि नै बनेका हुन्छ्न्। लेखाको उचित खाता राख्नाले व्यवसायहरूसँग कर पेसहरूको विस्तृत रेकर्ड भएको र ब्यवसायहरुले कानुनी नियमहरुको पुर्ण पालना सुनिश्चित गर्दछ। साथै, पालना नगर्दा भोग्नु पर्ने दण्ड र अन्य कानुनी परिणामहरूले एमएसएमईको विस्तार गर्ने क्षमतामा बाधा पुर्याउन सक्छ। तसर्थ, लेखासम्बन्धी उत्कृष्ट अभ्यासहरू लागू गर्नाले नै एमएसएमईहरूलाई कानूनको पालना गर्न र सरोकारवालाहरूसँग विश्वासयोग्य सम्बन्ध बढाउन सक्षम बनाउँछ।
राम्रो वित्तीय योजना र वृद्धि
प्रभावकारी वित्तीय योजना र दिगो वृद्धि उचित अभिलेखको आधारमा मात्र निर्माण गर्न सकिन्छ। उचित अभिलेखले कम्पनीको वित्तीय स्वास्थ्यको राम्रो चित्र प्रदान गर्दछ। एमएसएमईहरूले सो अभिलेखहरु मार्फत नाफा निर्धारण गर्न, खर्चको ट्रयाक राख्न, र वित्तीय डेटा जाँच गरेर नयाँ पहलहरूको दिगोपन वा वृद्धिको सम्भावनाको मूल्याङ्कन गर्न सक्छन्। यी अन्तर्दृष्टिहरूले तपाईंलाई आफ्नु व्यवसायको स्रोतहरू बुद्धिमानीपूर्वक प्रयोग गर्न, जोखिमहरू कम गर्न र नाफा बढाउन मद्दत गर्दछ्न्। यसबाहेक, लगानीकर्ताहरू र ऋण प्रदायकहरु व्यवसायको वित्तीय स्थिति निर्धारण गर्न विश्वसनीय वित्तीय डेटामा नै भर पर्छन्। तसर्थ सही कागजातहरूले एमएसएमईहरूलाई लगानि प्राप्त गर्न वा लगानीकर्ताहरूलाई आकर्षित गर्न पनि सजिलो बनाउँदछ।
कर बचत
व्यवसाय चलाउँदा, तपाईंले आयकर, मूल्य अभिवृद्धि कर र अन्य करहरू तिर्नु पर्छ। तपाईंको कर दायित्वहरू सही रूपमा निर्धारण गर्न र कानुनी विवादहरू समाधान गर्न, लेखाको अद्यावधिक गरिएका लेखा खाताहरु राख्न महत्त्वपूर्ण छ।
यसले एमएसएमईहरूलाई आफ्ना कर योजनाका अधिकांश रणनीतिहरू हासिल गर्न सहयोग गर्दछ। व्यवसायहरूले तिनीहरूको कर दायित्वहरू कम गर्दिने उपयुक्त क्रेडिटहरू, छुटहरू र समायोजनका अवसरहरु पाउन सक्छ्न्। उचित कर व्यवस्थापनले अनावश्यक वित्तीय अवरोधहरू कम गर्न मद्दत गर्दछ। यसबाहेक, अनुमानित कर बचतलाई, कम्पनीमा फिर्ता पठाउन वा कम्पनीको वित्तीय स्थिति बढाउनका लागि अन्त लगानी पनि गर्न सकिन्छ।
जोखिम व्यवस्थापन सुधार्छ
व्यापारिक चुनौतीहरूको जोखिम कम गर्न पनि अभिलेख किताबहरु कायम राख्न महत्त्वपूर्ण हुन्छ। यसो गर्नाले एमएसएमईहरूले सम्भावित जोखिमहरू पत्ता लगाउन सक्छन् र नगद प्रवाहमा नजर राखेर, खर्चहरूको विश्लेषण गरेर र बारम्बार वित्तीय विश्लेषण गरेर जोखिमहरुलाई कम गर्ने निवारक उपायहरू निकाल्न सक्छन्। वित्तीय उतार-चढाव वा समस्याहरूको प्रारम्भिक पहिचानले तुरुन्त सुधारात्मक उपायहरू निकाल्न सक्षम बनाउँछ र व्यवसायको सञ्चालन र वित्तीय स्थिरतामा सो सम्स्याहरुको प्रभावलाई कम गर्छ।
निर्णय क्षमता सुधार्छ
लेखा खाताहरूको सही दस्तावेजिकरणले एमएसएमई मालिकहरूलाई तात्कालिन वित्तीय डेटा प्रदान गर्दछ। व्यवसायहरूले मूल्य निर्धारण संरचनाहरूको समीक्षा गर्न, विकासका अवसरहरू निर्धारण गर्न र वित्तीय विवरणहरू जाँच गरेर विभिन्न वस्तु र सेवाहरूको नाफा मार्जिन पत्ता लगाउन सक्छन्। यी अन्तर्दृष्टिहरूले व्यवसाय मालिकहरूलाई प्रतिस्पर्धात्मक बजारमा आफ्नु व्यवसायको सफलताको लागि कसरी अघि बढ्ने भन्ने निर्णय गर्न मद्दत गर्दछ्न्।
हिसाब किताब कसरी राख्ने ?
एमएसएमईहरू मालिकहरूसँग प्रयोगमा सहजता, सटीकता र गोपनीयताको लागि आफ्नो लेखा खाताहरू इलेक्ट्रोनिक ढाँचामा राख्ने विकल्प छ। इलेक्ट्रोनिक लेखा प्रणाली प्रयोग गर्दा मानव त्रुटि कम हुन्छ र समयको पनि बचत हुन जान्छ।
त्रुटिहरूको सम्भावना कम गर्न, यो सुनिश्चित गर्नुहोस् कि सबै प्रविष्टिहरू पढ्न लायक छन् र सटीक रूपमा टिपोट गरिएका छन्। तपाईंले बहीखाताको लागि म्यानुअल वा इलेक्ट्रोनिक जुनसुकै प्रणाली रोज्नु भए पनि प्रभावकारी वित्तीय व्यवस्थापन सुनिश्चित गर्नका लागि केही महत्त्वपूर्ण कदमहरू छन्।
लेखा खाताका किताबहरु ठीकसँग तयार गर्न, निम्न कुराहरुलाई ध्यानमा राख्नुपर्छ:
दोहोरो प्रविष्टि लेखा प्रणाली:
दोहोरो प्रविष्टि लेखा प्रणाली त्रुटिहरू पहिचान गर्न सक्ने प्रणाली हो। यो बहीखाताको एक त्यस्तो विधि हो जसमा लेनदेनको प्रत्येक पक्षको लागि एक (डेबिट वा क्रेडिट) गरि प्रत्येक वित्तीय लेनदेनको लागि कम्तिमा दुई समान प्रविष्टिहरू समावेश हुन्छन्। यदि डेबिटको योग क्रेडिटको योगफल भन्दा फरक छ भने त्रुटि भएको मानिन्छ। थप रूपमा, यसले लेनदेनहरू सही रूपमा रेकर्ड गरिएको सुनिश्चित गर्छ।
अक्रुअल लेखा:
अक्रुअल लेखा प्रणालीले नगद आएपनि वा बाहिर गएपनि सबैलाई वित्तीय लेनदेनहरुको रूपमा पहिचान गर्दछ र रेकर्ड गर्दछ। “आय र व्यय एउटै अवधिमा पहिचान गरिनुपर्छ” सिद्धान्तमा आधारित छ
प्रत्येक लेनदेन ट्र्याक गर्नुहोस्:
इनभ्वाइसहरू, रसिदहरू र बैंक विवरणहरू जस्ता प्रत्येक व्यापारिक लेनदेनको रेकर्ड व्यवस्थित गर्नु एक अत्यावश्यक प्रारम्भिक कार्य हो। यो डेटाले तपाईंको वित्तीय प्रतिवेदनको आधारको रूपमा काम गर्नेछ।
बिक्री र आय रेकर्ड गर्नुहोस्:
बिक्री नगद वा क्रेडिट कार्ड जुन सुकै माध्यमद्वारा गरिएको भएपनि प्रत्येक लेनदेनको रेकर्डnराख्नुहोस्। सो रेकर्डमा मिति, ग्राहकको नाम, इनभ्वाइस नम्बर, बिक्रि गरिएका वस्तु वा सेवाहरू र सम्बन्धित रकम जस्ता जानकारी समावेश गर्नुहोस्।
बैंकसँग सामंजस्यता :
तपाईंको आफ्नु लेखा रेकर्डसँग बैंक स्टेटमेन्टहरू बारम्बार जाँच गर्नुहोस्। यसले प्रत्येक लेनदेन सही रूपमा दस्तावेज गरिएको सुनिश्चित गर्दछ र कुनै पनि असमानता वा त्रुटिहरू तुरुन्तै पहिचान र सुधार गर्न मद्धत गर्दछ।
सुचिको (इन्भेन्टरी) व्यवस्थापन गर्नुहोस्:
यदि तपाईंको व्यवसायले मूर्त सामानहरू बेच्छ भने वस्तुहरूको प्रवाहको निगरानी गर्न इन्भेन्टरी व्यवस्थापन प्रणाली निर्माण गर्नुहोस्। सटीक मूल्य कायम राख्न र अधिशेष वा भण्डारणबाट बच्न, इन्भेन्टरी खरिद, बिक्री, र संशोधनहरूको ट्र्याक राख्नुहोस्।
तपाईं पनि निःशुल्क अथवा सदस्यतामा आधारित लेखा सफ्टवेयर प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ। खातापाना, टिग, डेल्टाटेक र रिगो नेपालमा आधारित केही सफ्टवेयरहरू हुन् जसले तपाईंलाई डेमो तथा निःशुल्क परीक्षण सेवाहरू प्रदान गर्दछन्। अन्य विदशी लेखा सफ्टवेयरमा वेभ एकाउन्टिङ्ग (Wave Accounting), जोहो बुक्स (Zoho Books), जेट्रान (Zetran) हरु पर्दछन्।
