कसरी स्वचालित बनाउने आफ्नो उद्यमको सँचालन प्रक्रियाहरु

हरेक सानो व्यवसाय बढ्न चाहन्छ। तर धेरै व्यवसायहरू अस्तव्यस्त प्रणाली, थाकेका कर्मचारीहरू, र अल्कल्क प्रक्रियाका कारणै विफल हुन्छन्। प्रक्रिया स्वचालनले तपाईंको व्यवसायलाई बिगार्न नभई विस्तार गर्न मद्दत गर्छ।

यो मार्गदर्शिका विशेष गरी नेपाली सूक्ष्म, साना र मझौला उद्यम (MSME) हरूका लागि तयार गरिएको हो, जसले सरल र किफायती स्वचालन उपकरणहरूको प्रयोगमार्फत कार्यकुशलता बढाउन, समय बचत गर्न, र व्यवसाय वृद्धि गर्ने तयारी गर्न चाहन्छन्।

नेपालमा धेरै व्यवसायहरू अझै हातले लेखिने खाता, रजिस्टर, फोन कलजस्ता प्रणालीमा भर पर्छन्। तर स्वचालनले रोजगारी हटाउने होइन—दोहोऱिने कामहरू घटाउने हो, जसले कर्मचारीलाई मूल्ययुक्त कार्यमा ध्यान दिन सहयोग गर्छ।

विज्ञापनहरू

१. प्रक्रिया स्वचालन भनेको के हो?

प्रक्रिया स्वचालन भनेको प्रविधिको प्रयोग गरी बारम्बार दोहोरिने कार्यहरू न्यूनतम मानव प्रयासमा सम्पन्न गर्नु हो। यसले तपाईँको व्यवसायलाई निम्न कुराहरूमा सहयोग गर्छ:

• गल्ती र ढिलाइ घटाउने
• समय र सञ्चालन खर्च बचत गर्ने
• ग्राहक सेवा सुधार गर्ने
• अत्यधिक कर्मचारी नियुक्त नगरी व्यवसाय बढाउने

“नाप्न नसकिएको कुरा सुधार्न सकिँदैन।”
स्वचालनले स्पष्टता र स्थिरता दिन्छ—यी दुबै कुरा विस्तारका लागि अनिवार्य छन्।

२. स्वचालन आवश्यक भएको संकेतहरू

• ग्राहकको पछ्याइ (follow-up) वा डेलिभरीको समय छुटिरहेको छ
• भण्डारण वा बिक्रीको अभिलेख बिखरिएको वा असंगत छ
• कर्मचारीहरू धेरै समय कागजी काममै व्यस्त छन्
• व्यवसाय बढेसँगै गल्तीहरू दोहोरिन थालेका छन्
• सबै कुरा मिलाउन केवल एक व्यक्तिमा निर्भरता छ

यदि तपाईको भनाई —“हामी त सानो व्यवसाय, स्वचालन किन चाहियो?”—त्यो आफैंमा संकेत हो कि तपाईं पहिले नै धेरै कुरा हातैले गर्दै हुनुहुन्छ।

३. साना व्यवसायमा के–के स्वचालित गर्न सकिन्छ?

स्वचालनका लागि महँगो प्रविधि वा रोबोट चाहिँदैन। तलका सामान्य क्षेत्रहरूबाट सुरुवात गर्न सकिन्छ:

• बिलिङ र इनभ्वाइस: हाम्रो बिल, ट्याली, वा क्विकबुक्सजस्ता उपकरण प्रयोग गर्नुहोस्
• हाजिरी र तलब: बायोमेट्रिक उपकरण वा हाजिरी एप प्रयोग गर्नुहोस् जसले तलब प्रणालीसँग जडान गर्छ
• ग्राहक सम्पर्क: व्हाट्सएप बिजनेसको स्वचालित जवाफ वा इमेल उत्तरदाताहरू
• स्टक व्यवस्थापन: एक्सेलमा आधारित प्रणाली वा सजिलो भण्डारण सफ्टवेयर
• कार्य ट्र्याकिङ: टरेलो वा गुगल टास्कजस्ता उपकरणले काम बाँड्न सजिलो बनाउँछ

जहाँ दैनिक झन्झट बढी छ—जस्तै बिलिङमा ढिलाइ, ग्राहक सम्पर्क छुट्नु, वा लगातार गल्ती—त्यसैबाट स्वचालन सुरु गर्नुहोस्।

४. प्रक्रिया स्वचालन सुरु गर्ने चरणहरू

• हालको प्रक्रिया नक्साङ्कन: समय र गल्ती कहाँ गुमिरहेको छ बुझ्नुहोस् (जस्तै बिक्री, डेलिभरी, तलब)
• स्पष्ट लक्ष्य बनाउनुहोस्: के तपाईं छिटो बिलिङ चाहनुहुन्छ? स्टक ट्र्याकिङ सजिलो होस्?
• उपयुक्त उपकरण छान्नुहोस्: सरल, सस्तो र मोबाइलमै प्रयोग गर्न मिल्ने उपकरण खोज्नुहोस्
• सानोबाट सुरु गर्नुहोस्: एक प्रक्रिया स्वचालित गर्नुहोस्, जाँच गर्नुहोस्, अनि अर्कोमा जानुहोस्
• कर्मचारीलाई प्रशिक्षण दिनुहोस्: स्वचालन सफल बनाउन टिमको बुझाइ र समर्थन अनिवार्य छ

सबै कुरा एकैचोटि स्वचालित गर्नुपर्दैन। एक कदम चाल्नुहोस्, प्रभाव देख्नुहोस्, अनि विस्तार गर्नुहोस्।

५. नेपालमै उपलब्ध किफायती उपकरणहरू

• स्मार्ट भ्याट: भ्याटसम्बन्धी बिलिङमा सहयोग
• खल्ती र ईसेवा व्यापारी प्रणाली: डिजिटल भुक्तानी ट्र्याक गर्न
• टरेलो, गुगल शीट्स, आसना: परियोजना तथा कार्य व्यवस्थापन
• माइक्रोसफ्ट एक्सेल + टेम्प्लेट: सूत्रहरू प्रयोग गरेर सरल स्वचालन

तपाईंको टिमलाई सजिलो लाग्ने उपकरण छनोट गर्नुहोस्। एउटा स्मार्ट एक्सेल शीटले पनि घण्टौँको काम स्वचालित गर्न सक्छ।

६. स्वचालनबारे आम भ्रान्तिहरू

• भ्रान्ति: “स्वचालन त ठूला कम्पनीहरूको लागि हो।”
  सत्य: MSME हरूले दोहोरिने काम घटाएर बढी फाइदा लिन सक्छन्।
• भ्रान्ति: “यो त महँगो पर्छ।”
  सत्य: धेरै उपकरणहरू निःशुल्क छन् वा महिनाको १,००० रुपैयाँभन्दा कममा उपलब्ध छन्।
• भ्रान्ति: “स्वचालनले रोजगारी खोस्छ।”
  सत्य: स्वचालनले कर्मचारीलाई दक्ष र उत्पादक भूमिकामा जान समय दिन्छ।

स्वचालन मानिस हटाउने होइन—मानिसलाई सक्षम बनाउने प्रणाली हो।

७. ध्यान दिनुपर्ने गल्तीहरू

• सबै प्रक्रिया एकैचोटि स्वचालित गर्न खोज्ने
• जटिल प्रणाली प्रयोग गर्ने जसलाई टिमले बुझ्दैन
• कर्मचारीलाई तालिम नदिने
• डाटा ब्याकअप नगर्ने वा परिवर्तन ट्र्याक नगर्ने

८. स्वचालनका दीर्घकालीन फाइदाहरू

• एकरूप र त्रुटिरहित प्रक्रिया
• बिना थप बोझ, सजिलै विस्तार
• रणनीति, बजार विस्तार र नवप्रवर्तनमा ध्यान केन्द्रित गर्न समय
• कम तनाव, बढी उत्साहित कर्मचारी

स्वचालन भनेको तपाईंको व्यवसाय विस्तार गर्न बनाइएको प्रणाली हो। यसबिना, राम्रो टिमले पनि थाक्न थाल्छ।

अन्तिम जाँचसूची: के तपाईं स्वचालनको लागि तयार हुनुहुन्छ?

✅ के तपाईंलाई बारम्बार ढिलो गराउने प्रक्रिया छ?

✅ के तपाईंको टिम नयाँ प्रणाली सिक्न इच्छुक छ?

✅ के तपाईं एउटा सानो प्रणालीबाट सुरुवात गर्न सक्नु